Tout ce qu’il faut savoir avant d’investir dans un logiciel de commerce

Pourquoi acquérir un logiciel de caisse ? En tant que commerçant, vous avez besoin de rentabiliser votre entreprise en augmentant votre chiffre d’affaires. Actuellement, l’ancienne caisse enregistreuse a cédé la place à une technologie plus performante. En plus de l’encaissement, cet outil de gestion vous donne l’opportunité de mettre en place une véritable stratégie marketing et commerciale qui pourra vous aider à réaliser cet objectif. Grâce à ce programme informatique, vous pouvez également avoir un aperçu global de votre activité en temps réel. Dans le commerce de détail, cette solution de caisse peut devenir un véritable atout pour les entreprises à condition de choisir un matériel correspondant à vos besoins.

Logiciel de caisse et ses nombreux atouts

L’utilisation de ce dispositif d’encaissement vous offre de nombreux avantages. Il vous fera gagner du temps en transférant de manière automatique toutes les données commerciales vers la comptabilité : bons de commande, factures, etc. Cela vous évite de tenir manuellement votre journal de caisse. Cet outil facilite également le suivi des paiements, des commandes et des approvisionnements. A travers ce logiciel, vous pouvez suivre à tout moment l’évolution de votre entreprise en analysant les ventes par catégorie de produits, par client, par point de vente, par employé, etc. sur le long terme. Comment choisir son logiciel de caisse ?

Comment trouver la technologie adéquate pour gérer sa caisse ?

Chaque logiciel possède ses propres spécificités et les besoins des commerçants en matière de gestion de caisse ne sont pas les mêmes. Il faut

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La caisse enregistreuse tactile, l’outil de gestion indispensable à tout commerce

donc se fier aux caractéristiques de votre entreprise : domaine d’activité, taille, matériels déjà disponible, typologie des produits commercialisés, rendement, etc. pour trouver la meilleure solution. En général, le programme combine trois activités en un : l’encaissement des recettes, la gestion commerciale et l’administration de plusieurs points de vente ou de caisse.

Après son installation dans un matériel de caisse, le logiciel de gestion permet d’enregistrer toutes les transactions réalisées au comptoir de votre boutique : achats, ventes, déconsignes, édition de tickets de caisse, facturation, etc. Après, il vous aide à gérer votre clientèle en enregistrant leurs noms, leurs coordonnées, les produits qu’ils ont l’habitude d’acheter, la fréquence de leur visite, etc. Ces données vous aideront par la suite à mettre en place une politique de fidélisation et diverses actions marketing pour les inciter à revenir dans votre magasin. Concernant les fournisseurs, cette solution vous permettra de retenir leur raison sociale, les articles achetés auprès de chacun d’eux, les prix négociés, les délais de paiement, etc. Elle facilite également la gestion des stocks : entrées et sorties ainsi que le ravitaillement suivant les ventes.  A travers ce progiciel d’encaissement, vous aurez la possibilité de diriger tous vos points de vente et d’analyser périodiquement leur rentabilité financière.

Il est tout à fait possible qu’un logiciel de commerce basique corresponde à vos attentes, dès le début, mais il faut s’en assurer avant de vous investir. Vous êtes un autodidacte de nature ? N’hésitez pas à choisir une solution bien conçue puis vous former vous-même et procéder par la suite au paramétrage. Si vous n’êtes pas très à l’aise avec cette technologie, laissez-vous guider par l’éditeur. Si vous craignez que plus tard, les fonctionnalités de votre gestionnaire de caisse n’arrivent plus à vous satisfaire, prévoyez un programme qui pourra évoluer avec vos activités.

Quelles solutions de caisse pour quelle activité ?

Quel type de logiciel de caisse choisir en fonction de son activité ? Les éditeurs proposent actuellement différents types de logiciel point de vente mais leurs fonctionnalités diffèrent les uns des autres. Pour ne pas se tromper, faites votre choix selon votre secteur d’activité et votre budget. La plupart d’entre des softwares sont compatibles avec les matériels de caisse, les PC et les terminaux mobiles.

Le logiciel tous commerces est un outil polyvalent. Avec lui, vous pouvez mener toutes vos transactions commerciales et gérer au mieux vos caisses, qu’elles soient situées dans une même enceinte ou dans divers points de vente. Il est fait pour vous si vous exercez dans plusieurs secteurs d’activités : restauration, commerce de détail, hôtellerie, coiffure et esthétique, etc. Certains éditeurs spécialisés proposent des solutions de caisse pour chaque types d’activité.

Le logiciel restaurant est spécialement créé pour les restaurateurs. Il comprend toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin pour faciliter le service : réservation et attribution de table avec un plan interactif, prise de commande, appel des serveurs, etc. ainsi que le règlement de l’addition. Il est même possible de gérer la cuisine et l’approvisionnement avec le même programme. Après son installation, il pourra être personnalisé suivant les demandes propres à chaque établissement. Cette solution est parfaitement adaptée aux restaurants classiques, aux cafés, aux restaurations rapides, aux traiteurs et aux bars.

Les salons de coiffure ont également leur propre logiciel pour gérer leur caisse et leur politique marketing. C’est un véritable outil de travail pour ceux qui souhaitent prendre en main la gestion des fiches clients, les rendez-vous, les prestations, les employés, les stocks de produits, la facturation, etc. Chaque institut de beauté peut paramétrer ses fonctionnalités suivant sa structure et l’évolution de son activité.

Les hôteliers peuvent également se servir d’un logiciel spécifique pour optimiser la gestion de leurs établissements. Grâce à cette technologie, tout se fera en un clic : la réservation, l’attribution des chambres, les services d’étage, le transfert, etc. Elle sera vraiment utile pour faire face à l’affluence des clients pendant les hautes saisons.

Les différentes matériels de caisse complémentaires

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Tiroir caisse, un des premiers matériels de la caisse enregistreuse classique

Dans le commerce, les matériels de caisse se déclinent en plusieurs versions. La caisse enregistreuse classique est sans doute la plus ancienne. Dotée d’un clavier, d’une machine à calculer, d’une imprimante et d’un tiroir caisse, elle permet d’enregistrer les opérations de vente et de sortir les tickets de caisse correspondants. Pour élargir ses fonctions, il est maintenant possible de la combiner avec de nouvelles technologies.

La caisse enregistreuse tactile est devenue un véritable outil de gestion. Elle propose aux commerçants tout un panel de services complémentaires : calcul des taxes, paiement par carte de crédit, transfert de données vers la comptabilité, lecture optique de chaque prix, etc. leur permettant de gérer intégralement leurs points de vente.

Le rajout de quelques matériels périphériques augmente la performance de la caisse magasin.  Le lecteur de code-barres, connu aussi sous le nom de douchette ou scanner, en fait partie. Il facilite le passage en caisse lorsque l’objet de la vente est encombrant, lourd ou se manipule difficilement. L’imprimante multifonction est indispensable pour sortir les tickets de caisse, endosser les chèques et éditer les factures ainsi que les différents tableaux de bord. Mobiles et peu encombrantes, les télécommandes et les tablettes tactiles facilitent également les opérations commerciales. Le système d’appel des serveurs est spécialement créé pour le domaine de la restauration.

Quelle est la réglementation en vigueur en matière d’outil de gestion de caisse ?

Pour lutter contre les fraudes fiscales, l’administration a mis en place des normes auxquelles les éditeurs de solutions d’encaissement doivent se conformer. Pour que leurs produits puissent être en adéquation avec la réglementation régissant l’utilisation d’une caisse enregistreuse, ils doivent remplir quelques conditions.

Premièrement, toutes les opérations de caisse doivent être numérotées de façon continue et par ordre chronologique. L’administration doit être en mesure de tracer toutes les modifications qui y sont apportées. Un état de caisse doit être effectué en fin de journée. Il faudra imprimer les RAZ périodiquement et garantir leur intégrité. L’historique de toutes les transactions doit être conservé sur une certaine période afin que les contrôleurs puissent y avoir accès à tout moment. Pour leur sécurité, les données doivent être sauvegardées sur des dispositifs de stockage cryptés.

Quelques critères pour bien choisir la solution adaptée à son business

Un bon logiciel d’encaissement doit être en adéquation avec les activités de l’entreprise. Mais quels sont les critères à prendre en compte lors de l’achat ? D’une part, ce n’est pas parce qu’il coûte cher qu’il est forcément performant mais d’autre part, la qualité a un prix. Evaluez donc le rapport qualité/prix de ce gestionnaire de caisse avant de vous décider. Informez-vous si le tarif affiché comprend la mise à jour régulière, la hotline pour l’assistance technique et la maintenance car les prix de ces trois services peuvent revenir plus chers que le matériel sur le long terme.

Pour être à l’aise, privilégiez les matériels simples, ergonomiques et faciles à manipuler. Faites votre sélection parmi les logiciels de point de vente conformes à la réglementation en vigueur pour éviter tout conflit avec l’administration fiscale. Il faut prendre le temps de tester son outil de gestion afin de pouvoir évaluer sa fiabilité et sa complexité. Cet essai vous permettra de voir si tous les programmes correspondent à vos attentes et vous donneront l’occasion de concrétiser vos ambitions.

Si vous achetez un logiciel de caisse pour la première fois, adressez-vous à un éditeur jouissant d’une bonne notoriété dans son domaine. Il doit être implanté sur votre territoire et les solutions qu’il propose doivent exister depuis plusieurs années. N’hésitez pas à vous informer sur la popularité de ses produits auprès des autres commerçants. Soyez aussi vigilant sur le service après vente qu’il propose : installation dans le matériel de caisse, formation du personnel, paramétrage, branchement aux périphériques, etc.

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